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A lo largo de los últimos veinte años la gestión de documentos se ha ido configurando como actividad esencial en las organizaciones, enmarcada en la gestión de la información global pero con entidad propia. En este contexto se acometen numerosos proyectos de gestión documental con marcado carácter tecnológico aplicando las metodologías de Project Management o Dirección de Proyectos. Los profesionales de la Información y Documentación están continuamente involucrados en la definición, diseño e implementación de nuevos productos o servicios, con el objetivo principal de adaptación al nuevo entorno de transformación digital y están mostrando su preocupación por estas nuevas estrategias de Management o Gestión; la necesidad de incorporar los conocimientos, metodologías y mejores prácticas al desempeño de sus funciones. El Project Management o Dirección de Proyectos se ha afianzado en el sector tecnológico como herramienta fundamental para dar respuesta a la transformación digital. En el ámbito específico de la gestión documental, dado su marcado carácter tecnológico, la mayoría de las necesidades o problemas que se plantean en las organizaciones, se acometen mediante proyectos aplicando las metodologías de project management...
Se trata de un manual básico que recoge los conceptos fundamentales de la Archivística y de la Gestión documental, con una orientación netamente práctica, dirigida, por un lado, a establecer unas bases esenciales en estudiantes y opositores que se enfrenten a la resolución de supuestos prácticos de archivos, y, por otro lado, a establecer orientaciones a profesionales que se inicien en el tratamiento archivístico y de gestión de fondos documentales [Fuente: ETD].
El nuevo contexto empresarial exige que las organizaciones, generen la busqueda de soluciones practicas y exitosas para el acceso a la informacion contenida en los documentos. El presente libro aborda la tematica de la gestion de documentos en las organizaciones empresariales. Tiene en cuenta la metodologia que establece la norma: ISO 15489:2006, Parte 2: Directrices, para el diseno e implementacion de un sistema de gestion documental. Producto de su estudio y aplicacion, se fundamenta el "Sistema de Gestion Integral de Documentos de archivo," (SiGeID 1.0), sustentado en tecnologias informacion, el cual constituye una fortaleza, para la gestion eficiente de los documentos en las empresas. Como caracteristica principal se destaca su estructura en tres modulos: Gestion y Seguridad Documental, Gestion de Archivos y Administracion - Configuracion. La aplicacion practica de SiGeID (1.0), se muestra en una organizacion especifica del sector de la construccion, con resultados que permiten la validacion de su calidad, y las mejoras continuas que trae consigo su implantacion. SiGeID (1.0) es una oportunidad para aquellas empresas que deseen optimizar el proceso de gestion documental."
La gestión documental es un conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar los aspectos relacionados con la creación, recepción, organización, almacenaje, preservación, acceso y difusión de la documentación. En este libro se plantean los conceptos básicos para que la persona responsable de la documentación de una organización entienda y pueda aplicar un proyecto de gestión documental. Se aportan las habilidades, recursos y técnicas necesarias para diseñar y desarrollar un sistema de gestión documental en una organización.
Estamos en el siglo de la información y el avance hacia lo digital es imparable, tanto en las empresas como en las administraciones públicas. Acabar con el papel supone uno de los grandes retos de la administración electrónica. Para pasar de gestionar electrónicamente documentos a gestionar documentos electrónicos nacidos digitalmente es imprescindible una aplicación sistemática de la gestión documental, basada en metodologías reconocidas que aseguren la captura, el control y la preservación de los documentos como evidencia de las actuaciones administrativas y garantía de los derechos de los ciudadanos.
Una correcta gestión del tiempo es uno de los pilares en los que se debe basar el trabajo de un asistente de dirección, ya que su objetivo es conseguir la máxima eficiencia y productividad en el desempeño de su labor profesional. Para ello, en este libro se explican en detalle diferentes factores que le ayudaran a conseguirlo, como los medios y métodos de trabajo, las diferentes maneras de fijar prioridades, como organizarse de manera eficaz y la forma de reconocer los principales ladrones de tiempo, entre otros elementos. Ademas, se profundiza en aspectos tales como los diferentes tipos de archivos que existen y la manera de organizarlos correctamente, el tratamiento de los documentos y las diversas estrategias y características de un buen archivo. Asimismo, también se abordan varios aspectos relacionados con la agenda ―planificación, gestión y normas para su buen uso con el fin de aprender a gestionarla, puesto que es un aspecto muy importante en un puesto de trabajo de estas características: todo ello ayudara al asistente de dirección a alcanzar la excelencia en el desarrollo de su quehacer profesional diario. Cada capitulo se complementa, ademas, con una serie de actividades practicas y de autoevaluación, cuyas soluciones están disponibles en www.paraninfo.es. En este libro se desarrollan de forma precisa los contenidos de la UF 0324 Gestión del tiempo, recursos e instalaciones del asistente a la dirección, incardinada en el MF 0983_3 Gestión de reuniones, viajes y eventos y perteneciente al certificado ADGG0108 Asistencia a la dirección, regulado por el RD 1210/2009 de 17 de julio y modificado a su vez por el RD 645/2011, de 9 de mayo.